Przedstawiamy kolejne zestawienie nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień w trakcie realizacji projektów współfinasowanych ze środków RPO WP na lata 2014 – 2020, które zostały zdiagnozowane przez IZ w wyniku analizy przedkładanej przez Beneficjentów dokumentacji, z prośbą o ich analizę w celu wykluczenia ewentualnych błędów, które mogą wpłynąć na wysokość dofinansowania Państwa projektu.
Nieproporcjonalność warunków udziału w postępowaniu do przedmiotu zamówienia.
Zamówienie zostało zrealizowane w oparciu o zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2014-2020 w sprawie udzielenia zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku, do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych, (dalej zwane Wytycznymi).
W rozdziale zapytania ofertowego dot. warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny ich spełniania, zamawiający przy warunku dotyczącym wiedzy i doświadczenia sformułował go w następujący sposób cyt.: „Posiadający doświadczenie w realizacji przynajmniej jednego co do wielkości i zakresu rzeczowego zlecenia podobnego do niniejszego przedmiotu zamówienia o wartości nie mniejszej niż 300 000,00 zł netto zrealizowanego w okresie ostatniego roku przed terminem składnia ofert…”. Zdaniem IZ Beneficjent określając warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia naruszył pkt 9 Wytycznych, zgodnie z którym Beneficjent zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający w szczególności zachowanie zasad równego traktowania wykonawców, przejrzystości, uczciwej konkurencji, a także pkt 19, który wskazuje, że warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia, o ile zostaną zawarte zapytaniu ofertowym, o którym mowa w pkt 21 lit. a, określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Takie sformułowanie powyższego warunku w zakresie wiedzy i doświadczenia utrudnia uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców. Opis warunku wprowadza nieuzasadnione i dyskryminujące ograniczenia w dostępie do zamówienia. Ograniczenie możliwości wykazania się doświadczeniem zdobytym tylko w okresie ostatniego roku w nieuzasadniony sposób wyklucza podmioty, które były w stanie wykonać zamówienie, a nie legitymują się odpowiednim doświadczeniem uzyskanym w okresie roku. Specyfika przedmiotu zamówienia nie wskazywała na konieczności formułowania tak restrykcyjnego warunku. Wymagania Zamawiającego muszą być adekwatne do przedmiotu zamówienia ani zbyt wysokie, gdyż mogłyby utrudniać uczciwą konkurencję, ani zbyt niskie, gdyż przez selekcję przeszliby wykonawcy niezdolni do realizacji zamówienia.
Powyższe nieprawidłowe sformułowanie warunków zamówienia spowodowało konieczność pomniejszenia dofinasowania w oparciu o tzw. metodę wskaźnikową, przy użyciu wskaźnika procentowego 25% (po analizie obniżono poziom do 5 %).
Niedopełnienie obowiązku odpowiedniego ogłoszenia.
Zamówienie zostało zrealizowane w oparciu o zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 wg zasady konkurencyjności (zamówienia powyżej 50 tys. zł netto).
Przedmiotem zamówienia była usługa wykonania interaktywnego serwisu internetowego. Beneficjent po podpisaniu umowy o dofinasowanie w dniu 29.12.2017 wszczął postępowanie ofertowe w dniu 16.01.2018 r. Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone tylko na stronie internetowej www.zamówieniarpo.podkarpackie.pl. Ponadto Beneficjent wyznaczył termin upływu składania ofert na dzień 23.01.2018 r. do godziny 16:00, gdy zgodnie z pkt 10) sekcji 6.5.2. ww. wytycznych termin na złożenie oferty w przypadku zamówień na dostawy i usługi o wartości szacunkowej poniżej 209 tysięcy Euro wynosi nie mniej niż 7 dni. Przy czym termin składania ofert liczy się od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia, gdzie dzień należy rozumieć jako pełną 24 godzinną dobę trwającą od północy do północy.
Ww. wytyczne w pkt 13 sekcji 6.5.2., nakładają również na zamawiającego posiadającego podpisaną umowę o dofinansowanie obowiązek upublicznienia zapytania ofertowego na stronie: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. Wytyczne nie przewidują co do zasady innego sposobu upublicznienia informacji o zamówieniu, poza przypadkami opisanymi w pkt 14 sekcji 6.5.2. Ze względu na powyższe stwierdzono naruszenia w postaci skrócenia wymaganego terminu składania ofert o 8 godzin oraz braku upublicznienia treści zapytania we właściwym publikatorze.
Powyższe naruszenia spowodowały konieczność pomniejszenia dofinasowania w oparciu o tzw. metodę wskaźnikową, przy użyciu wskaźnika procentowego 25%.
Niejednoznaczny opis przedmiotu zamówienia.
Zamówienie zostało zrealizowane w oparciu o zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 - 2020 wg zasady konkurencyjności (zamówienia powyżej 50 tys. zł). Na bazie konkurencyjności zamieszczono ogłoszenie o zamówieniu. W ogłoszeniu, podano termin wykonania zamówienia do dnia 15.05.2018 r. W zapytaniu ofertowym wskazano termin wykonania zamówienia do dnia 15.06.2018 r. Zapytanie ofertowe zostało wysłane czterem potencjalnym wykonawcom. W powyższych terminach pojawiła się daleko idąca rozbieżność mogąca mieć wpływ na składanie ofert przez potencjalnych wykonawców. Wykonawcy poinformowani drogą elektroniczną przez Zamawiającego byli w uprzywilejowanej sytuacji, ponieważ otrzymali informację o dłuższym terminie realizacji zamówienia aniżeli wykonawcy, którzy dowiedzieli się o zamówieniu ze strony internetowej www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. Analizując przedmiotowy stan faktyczny należy stwierdzić, iż naruszono pkt 1 sekcji 6.5 i pkt 5 sekcji 6.5.2 Wytycznych zgodnie, z którymi Beneficjent zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny.
Powyższe naruszenie spowodowało konieczność pomniejszenia dofinasowania w oparciu o tzw. metodę wskaźnikową, przy użyciu wskaźnika procentowego 10% (po analizie obniżono poziom do 5 %).
Nieuprawniona zmiana postanowień zawartej umowy w sprawie zamówienia.
Zamówienie zostało zrealizowane w oparciu o zapisy Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Podkarpackiego na lata 2014-20 sprawie udzielania zamówień współfinansowanych ze środków EFRR, w stosunku do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych w wersji nadanej Uchwałą nr 281/5609/17 Zarządu Województwa Podkarpackiego z dnia 08.03.2017 r. – wg zasady konkurencyjności (zamówienia powyżej 50 tys. zł netto).
Beneficjent przeprowadził postępowanie o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem była m. in. dostawa 3 sztuk urządzeń. Po wyborze wykonawcy, a przed podpisaniem umowy Zamawiający zwrócił się do wykonawcy z prośbą o ograniczenie dostawy zaoferowanych urządzeń do 2 sztuk, przy zachowaniu oferowanej ceny jednostkowej. Wykonawca zaakceptował prośbę Zamawiającego czego wynikiem było zawarcie umowy na dostawę 2 sztuk urządzeń, a nie jak to przewidziano w zapytaniu ofertowym 3 sztuk powyższych urządzeń. Takie działanie Zamawiającego stanowi naruszenie pkt. 30. ww. Wytycznych. Zgodnie z pkt. 30 Wytycznych nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym lub dokumentach zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany, o ile nie prowadzą one do zmiany charakteru umowy. Zmiana zakresu rzeczowego umowy w stosunku do treści zapytania ofertowego poprzez zmniejszenie ilości dostawy z 3 do 2 urządzeń stanowi istotną zmianę postanowień zawartej umowy z wybranym wykonawcą w stosunku do wybranej oferty. Ponieważ zmiana była istotna, to w świetle przywołanego wyżej punktu Wytycznych możliwość jej wprowadzenia musiała zostać uprzednio przewidziana w zapytaniu ofertowym. W dokumentacji Zamawiającego nie tylko nie określono możliwości zmiany zakresu rzeczowego umowy, ale również nie przewidziano warunków (okoliczności) uzasadniających wprowadzenie tego typu ograniczenia.
Powyższe naruszenie spowodowało konieczność pomniejszenia dofinasowania w oparciu o tzw. metodę wskaźnikową, przy użyciu wskaźnika 25 %.